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word在使用的時候有那些技巧

Word使用技巧放送
1.讓Word認識WPS2000/WPS Office文件
目前PC機上最為流行的字處理軟件除了Word外,還有我國金山公司的WPS2000和WPS Office,筆者發現在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉換器,就可以直接讀取由Word97/2000/XP產生的文檔。但是,在Word97/2000/XP中卻無法讀取WPS Office文檔!其實,以前我們曾記得在Office2000安裝光盤上有一個WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經筆者試驗,發現安裝此轉換器無法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網站上發現他們已經推出了WPS Office的轉換器,我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會彈出如圖1所示的界面,點下“確定”鈕,該程序會自動地判斷出你有沒有安裝過轉換器,并會自動為你安裝。以后打開Word后,在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項,選擇需要編輯的WPS文件,點擊“打開”后即可直接打開WPS Office文件了,當然也能夠讀取WPS97/2000文件了。
2.在Word中批量轉換文檔
手頭上有許多Word生成的DOC文件,想都轉化成TXT文件去投稿,而苦于往返于“打開/另存為”之間。其實,在Word中是能夠批量轉換文檔的。只要我們試著單擊“文件”→“建立新文件”命令,打開“新建”文件對話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵,這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件,而不會打開“新建”文件對話框),點擊“其它文檔”標簽,并雙擊其中的“轉換向導”項目(但如果你的機器中沒有安裝此模板,系統會自動啟動Office2000或XP的安裝程序,并會提示你插入Office2000光盤),再順著向導一步一步操作。利用該向導既可以將Word2000/XP中所有支持的文件格式批量轉換成Word2000/XP格式,也可以將Word2000/XP格式批量轉換至Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等,相信這個強大的功能會給你帶來很大的方便。

3.快速還原圖片文件
利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品,但是有時往往出于特殊需要(如出版、發行等),要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件,然后選中相應圖像后復制,再啟動畫圖程序進行粘貼,最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可,如果你的文檔中已經內置了圖片文件而且比較多,那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實,只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁”命令,Word就會自動地把其中內置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網頁一樣),非常方便。

4.給Word文件減肥
現在PC機上是Microsoft Windows的天下,軟件也越做越大,連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字,動不動就幾十k字節,文件一多,給我們交流、使用都帶來了不便(尤其是上網發附件)。其實,只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令,Word則會重新將信息進行整理存盤,這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話,可以打開Word,單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“保存”選項卡,在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項,以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤,實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術,則在選中“嵌入TrueType字體”后,還應選中“只嵌入所用字符”復選框,否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。

5.實現Word個性模板
用Word建立的文件默認頁面是A4大小,即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張,這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置,同時,Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的,必須使用手工調整它們的縮進,非常麻煩。其實,巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進,從而實現個性模板。
①進入WordXP的模板文件夾,在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾,你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入,詳見Windows手冊),你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件,此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它,系統就會自動調用WordXP打開它。
②單擊“文件”→“頁面設置”,調出頁面設置對話框,將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值,如圖5所示。筆者經常使用它來寫作,每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便,所以把寬度設置小了一些,為15厘米,高度不變,仍為24厘米。
③單擊“格式”→“段落”,在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽,點擊“特殊格式”下拉框,選擇“首行縮進”,并設置度量值為0.7厘米(相當于兩個漢字字符),即設置每段自動縮進兩格(中國人用中文的特色)。
④單擊“文件”→“保存”命令,選擇保存類型為文檔模板文件,由于此時normal.dot原模板已經啟動,所以無法直接保存為normal.dot文件。在此,筆者將它保存為normal1.dot文件。
⑤再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件(老模板文件),按下F2鍵,選擇“重命名”,將它重新命名為oldnormal.dot文件,按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。
⑥上面的制作步驟完成后,使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設置來進行文件處理了。

6.一次保存多個文件
在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令,這個命令非常有用,只要執行該命令,即相當于將所有的文件進行存盤操作,免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實,我們也可以在Word中一次保存多個文件:只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以發現,原來的“保存”命令已經變成了“全部保存”命令了,此時單擊這個命令相當于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性將所有打開的文件進行存盤。

7.合并Word文件
我們在使用Word制作文檔時,經常要與別人合作,一般情況下,我們都是把別人的文件拷貝過來打印,這雖然方便,但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令,在彈出的窗口中選擇“Word文件”,再找到同事的文件,點擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經歷歷在目了,而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變化!

8.更改文件默認存盤格式
在Word默認情況下,我們都將文件存為Word的DOC格式,但是有時候我們出于特殊的需要,如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便,只要單擊“文件”→“另存為”命令,然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。但是,每次這樣做未免有些麻煩。其實,只要我們單擊“工具”→“選項”,打開設置窗口,點擊“保存”標簽,在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式,以后每次存盤時,Word就會自動將文件存為你所預先設定的格式了。

9.修復文件
遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎?那時候的你一定比失戀更痛苦!其實,在Word中設計了一個修復程序,只不過它比較隱蔽,你沒有注意罷了,巧妙地使用它說不定還能夠把你的工作成果給恢復過來呢。請點擊“文件”→“打開”,在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復文本”項(請將鼠標向下拖動,否則無法看到這個項目),再點擊原先打不開的文件,耐心等待一會兒凡是能夠被恢復的文本都會出現在Word窗口中,這時候就麻煩你按一下存盤圖標吧!

 
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